Jag har tagit del av alla åsikter och sammanställt åsiktspunkterna statistiskt, utifrån statistiken har jag kunnat ta fram ett stort antal tydliga grafer. Nu vill jag passa på att tacka alla som svarat på vår webbenkät. Medhållningsfaktorn här nedanför är ett resultat av denna. Skillnaden mellan antalet positiva svar (4-6) och negativa (1-3) utgör medhållningsfaktorn. Ju högre siffra desto bättre!
Medhållningsfaktor
Ordförande, anteckningar: Johnny Strömbäck
Närvarande: Kenneth Björnfot, Linda Andersson, Gertrud Larsson, Tommy Rytkönen, Maria Noren.
Jag körde en powerpoint-presentation av förstudierapporten, som vi diskuterade. Vi tittade närmare på kravspecifikationen, och gick igenom resultaten av enkätundersökningen. Utifrån diskussionerna har jag avrundat rapporten, och nu återstår bara eventuella korrigeringar och överlämning.
Håll tummarna för att vi får igenom projektet under budgetdagarna!
Ordförande, anteckningar: Johnny Strömbäck
Närvarande: Kenneth Björnfot, Linda Andersson, Gertrud Larsson, Tommy Rytkönen, Maria Noren och Elisabeth Karlsson.
1. Introduktion med information om förstudien och det projekt vi hoppas att den ska leda till.
Mötet inleddes med information om förstudiearbetet. Det som har genomförts information om det som som väntar. Syftet – att skapa förutsättningar för användarvänliga, informativa och tillgängliga webbsidor – innebär att kommunen måste uppgradera eller byta webbverktyg. Diskussioner följde.
Båda alternativen har för och nackdelar:
Ska vi lappa och laga eller bygga något helt nytt?
Håller vi oss kvar vid Episerver, är båda alternativen tänkbara. Byter vi verktyg måste vi bygga om allt från grunden, och det är föga troligt att kommunen lösgör de resurser som skulle krävas. Jag som ordförande ser en uppgradering till Episerver 6 som det överlägset bästa alternativet.
2. Swot-analys, brainstorming. Vilka är projektets styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Beslutsunderlag.
För att kunna sammanställa en grundlig rapport gjorde vi en så kallad SWOT-analys av det tänkta projektet, att bygga upp nya webbplatser med ett nytt verktyg. Vi började med att överväga projektets förutsättningar: Det vill säga styrkor och svagheter hos oss själva. Sedan attackerade vi utmaningarna, det vi ser som möjligheter för respektive hot mot projektet.
Swotanalys - Kalix nya webbplatser
3. Riskanalys, brainstorming. Vilka risker är mest sannolika, och vilka får störst konsekvenser. Beslutsunderlag.
Ännu ett steg mot en grundlig förstudierapport. Riskanalysen gör vi för att kartlägga vilka risker som finns med projektet, och om möjligt förebygga dem.
4. Intranätet, enkät. Vilka frågor känns viktiga att ha med i en enkät om intranätet? Enkäten gör vi för att få ett mätbart resultat att jämföra framtida intranätet med.Någon liknande undersökning av intranätet har mig veterligen aldrig gjorts i Kalix.
Gertrud konstaterade att många vill komma åt intranätet hemifrån. Tommy förklarade att det av säkerhetsskäl inte bör räcka med ett lösenord, och att det förmodligen kommer att fungera ungefär likadant i framtiden. Delar av personalen kan i dag logga in hemifrån med hjälp av mjukvara och dosor från Citrix.
Tommy menade också att det finns en begreppsförvirring kring intranätet. Många vet inte vad det är, kanske skulle ett enkelt namnbyte till exempelvis ”Insidan” avdramatisera intranätet för dessa användare.
Den största utmaningen vi såg var att försöka nå dem som inte använder intranätet. Tommy föreslog en ”morot” för de som svarar på enkäten i form av ett lotteri. Efter diskussion kom vi fram till följande frågeställningar:
1. Arbetsställe?
2. Brukar du i normalt använda intranätet? (Föjdfråga: Hur ofta?/Varför inte?)
3. Hur använder du intranätet?
4. Hittar du det du söker på intranätet?
5. Vad vill du hitta på intranätet?
6. Har du några egna idéer på hur vi kan förbättra intranätet?
5. Deltagarna får delge sina egna synpunkter på och önskemål för webbplatserna. Kommer att användas för att fylla på åtgärdslistan, vilken i sin tur kommer att ligga till grund för projektets kravlista.
Punkt fem ströks från dagordningen men vi nuddade vid ämnet redan tidigare under dagens diskussioner. Mötesdeltagarna kom överens om att fundera på egen hand och skicka in förslag och önskemål till ordföranden efterhand de träffar på dem.
//Johnny Strömbäck, förstudieledare.
Referensgruppen kommer att sammanträda i förvaltningsbyggnadens lokal ”Björken” fredag den 7 maj. Lokalen är bokad klockan 13.00-16.00, mötet inleds 13.15.
Dagordning:
1. Introduktion med information om förstudien och det projekt vi hoppas att den ska leda till.
2. Swot-analys, brainstorming. Vilka är projektets styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Beslutsunderlag.
3. Riskanalys, brainstorming. Vilka risker är mest sannolika, och vilka får störst konsekvenser. Beslutsunderlag.
4. Intranätet, enkät. Vilka frågor känns viktiga att ha med i en enkät om intranätet? Enkäten gör vi för att få ett mätbart resultat att jämföra framtida intranätet med.
5. Deltagarna får delge sina egna synpunkter på och önskemål för webbplatserna. Kommer att användas för att fylla på åtgärdslistan, vilken i sin tur kommer att ligga till grund för projektets kravlista.
Enkäten är länkad här från bloggen, men kommer i samband med att www.kalix.se får en ny förstasida även att få en banner där. Den här bloggen kommer i samband med detta även att offentliggöras på Kalix kommuns hemsida.
Vi har lagt upp en lista på åtgärder. En del av dessa är genomförbara i det existerande webbverktyget, medan andra kommer att lyftas vidare i förstudien som krav på ett nytt webbverktyg. Listan finner du under rubriken mål.
Just nu håller vi på att ta fram en referensgrupp som ska hjälpa till att kvalitetssäkra förstudien med feedback och idéer.
kalixwebb